Informasi Siswa

Siswa → Daftar Siswa

Ini layar yang paling sering dibuka. Semua data siswa bermula dari sini.

Menambah siswa satu per satu

Tekan Tambah Siswa. Yang wajib cuma nama, NIS, kelas, jenis kelamin, dan tanggal masuk.

Kolom	Catatan
NIS	Nomor dari sekolah Anda. Cukup unik di sekolah Anda sendiri
NISN	Dari Kemendikbud. Harus unik se-Indonesia
Email siswa	Tidak wajib. Kosongkan kalau anaknya belum punya
Email orang tua	Tidak wajib juga
Kelas & rombel	Harus sudah dibuat lebih dulu di Akademik

Ada pemeriksaan ketersediaan NIS sambil Anda mengetik. Itu kenyamanan, bukan penjagaan — dua petugas bisa sama-sama melihat "tersedia" untuk nomor yang sama, dan yang kedua akan ditolak saat menyimpan. Yang benar-benar menjaga tetap pemeriksaan saat simpan.

Email boleh dikosongkan

Di TK dan SD hampir tidak ada anak yang punya email. Siswa tanpa email tetap tercatat lengkap — cuma belum bisa masuk ke portal.

Daftar Siswa memberi tanda pada yang belum punya akun, jadi Anda bisa melengkapinya kapan-kapan. Yang sudah punya tidak ditandai — kalau keduanya bertanda, tandanya berhenti berarti.

Menyaring

Saringannya bertingkat: pilih kelas, lalu rombelnya menyesuaikan.

Saringan status bawaannya Aktif, dan itu disebut terang-terangan di layar. Alumni dan siswa pindahan tidak ikut tampil kecuali Anda memilihnya.

Yang Anda saring itu juga yang terekspor — ekspor tidak pernah lebih luas daripada layarnya.

Mengekspor

Tombol Ekspor menyediakan PDF, Excel, CSV, dan Dapodik.

Yang Dapodik menghasilkan berkas dengan susunan kolom Peserta Didik Dapodik, untuk disandingkan saat Anda mengisi Dapodik — bukan diunggah langsung ke sana.

Kalau datanya banyak, ekspornya dikerjakan di latar dan Anda diberi tahu setelah berkasnya siap.

Pertanyaan umum

NIS ditolak karena sudah dipakai, padahal siswa itu sudah saya hapus.

Nomor siswa yang dihapus masih terhitung. Pakai nomor lain, atau pulihkan siswa yang terhapus lewat Siswa → Data Terhapus.

Nama siswa kosong di daftar.

Terjadi pada data lama yang diimpor sebelum perbaikan. Buka data siswanya, isi namanya, simpan. Kalau banyak, hubungi kami.

Siswa tidak muncul saat kelasnya disaring, padahal ada di daftar.

Siswa itu belum tersambung ke kelas — biasanya data hasil impor versi lama. Hubungi kami, ada perintah untuk merapikannya sekaligus.

Ekspor saya kosong padahal di layar ada isinya.

Cek saringannya. Ekspor mengikuti saringan yang sedang aktif, termasuk saringan status.

Impor dari Excel

Siswa → Daftar Siswa → Impor

1. Unduh contoh filenya dari halaman itu.
2. Isi datanya mengikuti kolom yang ada. Jangan mengganti nama kolom.
3. Unggah lagi.

Baris yang bermasalah ditolak, dan nomor barisnya ditampilkan — jadi Anda tahu persis mana yang harus diperbaiki di Excel.

Nama kelas di file harus sudah ada di sekolah Anda. Kalau salah ketik, barisnya ditolak — bukan dibuatkan kelas baru. Kalau dibuat otomatis, "TK B" dan "TK b" jadi dua kelas berbeda, dan menggabungkannya lagi jauh lebih repot.

Kalau impornya terasa lama untuk data yang banyak, itu wajar — tapi sudah jauh lebih cepat sejak perbaikan di versi 1.6.x. Empat puluh baris sekarang selesai dalam hitungan detik.

Kenaikan kelas

Siswa → Kenaikan Kelas

Pilih kelas asal dan kelas tujuan, lalu centang siswa yang naik.

Tiga hal yang perlu Anda tahu:

• Rombel tujuan tidak wajib. Kalau dikosongkan, rombel lama tetap dipakai — tidak jadi kosong.
• Yang tidak dicentang tidak ikut pindah. Dia tetap di kelas lamanya.
• Kelas tujuan harus milik sekolah Anda. Diperiksa saat simpan.

Kenaikan kelas membaca kolom Tingkat pada data kelas untuk menawarkan kelas berikutnya. Kalau kolom itu kosong, kelasnya tidak akan ditawarkan — termasuk untuk TK.

Untuk TK dan PAUD

Berlaku sama. Isi tingkatnya: KB = 1, TK A = 2, TK B = 3.

Meluluskan siswa

Siswa yang lulus tetap tercatat di kelas terakhirnya, dan itu benar — keterangan "lulusan TK A 2022" masih dipakai bertahun-tahun kemudian.

Yang berubah statusnya. Begitu catatan alumninya dibuat, status siswanya ikut disetel. Sesudah itu dia tidak lagi muncul di:

• layar absensi,
• layar entri nilai,
• pemberian diskon.

Kecuali tagihan SPP — di sana alumni tetap muncul supaya tunggakannya masih bisa ditagih.

Pertanyaan umum

Impor ditolak semua.

Paling sering karena nama kelas di file belum ada. Buat kelasnya dulu di Akademik → Kelas, lalu ulangi.

Saya salah menaikkan satu angkatan.

Naikkan ulang ke kelas yang benar. Riwayat kenaikannya tersimpan, jadi kesalahannya bisa ditelusuri.

Setelah naik kelas, rombel siswa jadi kosong.

Bug lama yang sudah diperbaiki. Untuk data yang telanjur hilang, hubungi kami — rombel lamanya masih tersimpan di riwayat kenaikan dan bisa dikembalikan.

Satu angkatan hilang setelah saya naikkan.

Juga bug lama yang sudah diperbaiki: dulu layar kenaikan menyaring lewat kolom teks sementara Daftar Siswa membaca relasinya. Hubungi kami untuk data lama.

Siswa → Penerimaan Siswa

Pengaturan buka-tutupnya ada di dalam halaman itu, lewat tombol Pengaturan SPMB — bukan menu tersendiri di sidebar.

Membuka pendaftaran

Buka Penerimaan Siswa → Pengaturan SPMB, lalu tentukan:

• tanggal buka dan tutup,
• jalur pendaftaran (reguler, prestasi, afirmasi — sesuai sekolah Anda),
• dokumen apa saja yang wajib diunggah.

Alamat pendaftarannya: /spmb/nama-sekolah

Kalau sekolah Anda sudah punya website di edusys, halaman SPMB-nya otomatis memakai tema website itu — jadi calon wali tidak merasa berpindah ke situs lain saat mengisi data anaknya.

Menu SPMB di website selalu tampil, bahkan saat pendaftaran tutup. Yang dicari calon wali justru "kapan dibukanya", dan menu yang hilang membuat mereka menyangka sekolah Anda tidak menerima siswa baru.

Yang dilalui pendaftar

1. Mengisi formulir dan mengunggah dokumen.
2. Menerima nomor registrasi, dan bisa mengunduh bukti pendaftaran (PDF berkop sekolah Anda).
3. Mengecek statusnya memakai nomor registrasi + tanggal lahir.
4. Dikabari lewat WhatsApp saat diterima atau ditolak — kalau notifikasinya dinyalakan.

Formulirnya dijaga batas kiriman dan jebakan anti-robot, jadi Anda tidak kebanjiran pendaftaran palsu.

Memeriksa pendaftar

Buka Siswa → Penerimaan Siswa. Tiap baris bisa dibuka untuk melihat isian dan dokumen yang diunggah.

Dokumen calon siswa tidak bisa dibuka umum. Alamatnya tidak bisa ditebak, dan hanya petugas berwenang yang bisa membukanya dari panel.

Terima → pendaftar langsung menjadi siswa, lengkap dengan akunnya. Datanya tidak perlu diketik ulang.

Tolak → tulis alasannya. Yang cuma dikasih tahu "ditolak" akan bertanya-tanya atau mendaftar ulang dengan kesalahan yang sama.

Pertanyaan umum

Halaman SPMB saya menjawab "tidak ditemukan".

Cek dua hal: pendaftaran sudah dibuka di Pengaturan SPMB, dan tanggal hari ini sudah masuk rentang buka-tutup.

Calon siswa bilang tidak bisa cek status.

Cek status butuh nomor registrasi dan tanggal lahir yang sama persis dengan saat mendaftar. Kalau tanggal lahirnya salah ketik waktu mendaftar, perbaiki dari panel.

Pendaftar diterima, tapi masuk ke sekolah yang salah.

Tidak bisa terjadi — sekolahnya dipatok dari alamat pendaftarannya, bukan dari akun yang menyetujui. Kalau Anda melihatnya, laporkan ke kami.

Notifikasi WhatsApp tidak terkirim.

Cek saklarnya di Pengaturan → WhatsApp, dan pastikan token WhatsApp sudah diisi. Kalau keduanya sudah dan tetap tidak terkirim, cek Pengaturan → Cron & Antrean — pesan WhatsApp dikirim lewat antrean.

Siswa → Alumni

Mencatat alumni

Tiap lulusan punya satu catatan alumni. Status yang tersedia menyesuaikan jenjang sekolah Anda:

• Sekolah SMA/SMK mendapat pilihan Kuliah, Bekerja, Wirausaha, Mencari Kerja.
• Sekolah KB/TK/SD/SMP mendapat pilihan yang masuk akal untuk lulusannya — terutama melanjutkan.

Kalau jenjang sekolah belum diisi di profil sekolah, sistem menganggapnya melanjutkan. Menawarkan "Wirausaha" kepada anak TK jauh lebih merusak daripada sebaliknya.

Lanjut ke unit sendiri

Kalau lulusan Anda melanjutkan ke unit lain dalam yayasan yang sama — misal TK ke SD — pilih statusnya lanjut internal, lalu pilih unit tujuannya.

Unit tujuan harus di dalam yayasan yang sama, dan itu diperiksa di server. Kalau tidak, siapa pun bisa membuat laporan keterserapan yayasan lain memuat lulusan yang tak pernah masuk ke sana.

Laporan keterserapan

Siswa → Alumni → Keterserapan

Ini angka yang dipakai saat rapat yayasan dan akreditasi.

Persentasenya dibagi seluruh lulusan, termasuk yang belum diketahui. Kalau dibagi hanya dengan yang sudah terdata, angkanya justru melonjak ketika datanya paling tidak lengkap — sekolah yang baru mendata tiga anak akan membaca "100% terserap" lalu memakainya untuk akreditasi.

Sisanya — ke luar, berhenti, belum diketahui — ditulis apa adanya di bawah tiap baris.

Ada usulan otomatis: lulusan yang ternyata sudah terdaftar di unit lain dalam yayasan Anda dideteksi sendiri. Usulan itu tidak pernah diterapkan otomatis — Anda yang mengonfirmasi, dan unit tujuannya dihitung ulang di server saat dikonfirmasi.

Halaman alumni di website

Kalau sekolah Anda memakai website edusys, ada halaman alumni publik — tapi bawaannya MATI, dan harus Anda nyalakan sendiri.

Yang perlu Anda tahu sebelum menyalakannya:

• Yang tampil angka lebih dulu, bukan nama orang.
• Izin publik terpisah dari izin direktori internal. Yang menyetujui namanya masuk direktori sekolah belum tentu menyetujui namanya terbuka di internet dan terbaca Google.
• Angkatan berisi kurang dari lima orang tidak ditampilkan persentasenya — hanya jumlahnya. Pada kelompok sekecil itu, "33% mencari kerja" menunjuk orang tertentu.
• Email, telepon, dan kota tidak pernah ikut.

Surat Keterangan Lulus

SKL bisa diterbitkan per alumni, lengkap dengan kode verifikasi. Siapa pun bisa memeriksa keaslian SKL lewat kode itu, tanpa perlu menghubungi sekolah.

Pertanyaan umum

Pilihan status alumni tidak cocok untuk sekolah saya.

Isi jenjang sekolah di Sekolah → Profil Sekolah. Pilihannya menyesuaikan setelah itu.

Angka keterserapan saya terlihat kecil.

Kemungkinan besar banyak lulusan yang statusnya masih "belum diketahui", dan itu ikut jadi pembagi. Lengkapi datanya, angkanya naik sendiri.

Halaman alumni di website menjawab "tidak ditemukan".

Memang belum dinyalakan. Buka pengaturan situs sekolah, nyalakan halaman alumni.

Bisakah alumni dicari lewat website?

Tidak, dan sengaja tidak dibuat. Itu akan mengubah situs sekolah jadi mesin pencari orang — untuk anak-anak yang kini sudah dewasa dan tak lagi berhubungan dengan sekolahnya.

Kartu pelajar

Siswa → Kartu Pelajar

Pilih kelas, centang siswanya, lalu cetak. Hasilnya PDF berisi beberapa kartu per halaman, lengkap dengan barcode dan QR yang dibuat di server kami sendiri — bukan dari layanan luar, supaya tetap jadi walau internet sekolah sedang bermasalah.

Kop dan logonya diambil dari Sekolah → Profil Sekolah.

Tombol Pratinjau memakai perakit yang sama dengan hasil cetaknya, jadi yang Anda periksa persis yang akan tercetak.

Kalau logo sekolah Anda PNG transparan, ia tetap transparan di kartu — tidak berkotak putih.

Mutasi siswa

Siswa → Mutasi

Untuk siswa yang pindah sekolah. Catat tanggal dan keterangannya. Siswa yang dimutasi berubah statusnya dan tidak lagi muncul di daftar aktif.

Datanya tetap tersimpan — nilai, absensi, dan tagihannya utuh.

Penghapusan data siswa

Siswa → Permintaan Penghapusan dan Siswa → Data Terhapus

Menghapus siswa tidak langsung terjadi. Alurnya:

1. Petugas mengajukan penghapusan, dan wajib menulis alasannya.
2. Permintaan masuk ke antrean persetujuan.
3. Yang berwenang menyetujui atau menolak.

Kenapa berbelit? Karena menghapus siswa ikut menghapus nilai, absensi, dan riwayat tagihannya. Yang menghapus karena salah paham tidak bisa mengembalikannya sendiri.

Siswa yang sudah terhapus masih bisa dilihat di Data Terhapus, dan bisa dipulihkan dari sana.

Kalau tujuannya cuma menyembunyikan siswa dari daftar aktif — jangan dihapus. Ubah statusnya, atau catat mutasinya.

Direktori wali

Siswa → Direktori Wali

Daftar orang tua beserta anak-anaknya. Satu wali yang punya beberapa anak muncul sebagai satu baris, bukan beberapa.

Berguna saat Anda perlu menghubungi wali, atau memeriksa siapa yang belum punya akun portal.

Pertanyaan umum

Kartu pelajar tercetak tanpa foto.

Foto siswa belum diunggah. Buka data siswanya dan unggah fotonya.

Logo di kartu pelajar berkotak putih.

Bug lama yang sudah diperbaiki. Kalau masih terjadi, unggah ulang logonya dari Sekolah → Profil Sekolah.

Saya tidak bisa menghapus siswa.

Penghapusan butuh persetujuan. Ajukan dulu lewat Permintaan Penghapusan, lengkap dengan alasannya.

Siswa terhapus tidak sengaja.

Buka Siswa → Data Terhapus dan pulihkan dari sana.