Berlaku sejak 23 September 2026

Kebijakan Privasi

Dokumen ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses saat sebuah sekolah memakai edusys.id, siapa yang dapat melihatnya, dan bagaimana Anda menggunakan hak Anda atas data tersebut.

Kami menulisnya dengan menyebut data yang benar-benar disimpan sistem ini, bukan daftar umum. Bila ada yang tidak jelas, hubungi kami — alamatnya di bagian akhir.

Siapa bertanggung jawab atas apa

Pembagian ini menentukan ke mana Anda mengajukan permintaan, jadi kami sebut lebih dulu.

edusys.id adalah produk dari PT Webkantor Cloud Network (Perseroan Perorangan), badan usaha yang bertanggung jawab atas layanan ini.

Kami tidak memakai data siswa, guru, atau orang tua untuk keperluan kami sendiri. Kami tidak menjualnya, tidak menyewakannya, dan tidak memakainya untuk iklan — baik iklan kami maupun pihak lain.

Untuk pemasangan on-premise, seluruh data berada di server milik sekolah sendiri. Dalam hal itu kami tidak memiliki akses apa pun ke data tersebut, kecuali sekolah memberikannya secara khusus saat meminta bantuan teknis.

Data yang diproses

Tentang siswa

Nama, nomor induk (NIS/NISN), NIK, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, foto, kelas dan rombel, serta nama, pekerjaan, dan nomor telepon orang tua atau wali.

Tentang guru dan pegawai

Nama, NIP, email, nomor telepon, alamat, foto, data kepegawaian, kehadiran, cuti, dan — bila sekolah memakai modul penggajian — data gaji.

Data akademik dan keuangan

Kehadiran, nilai, tugas, catatan ekstrakurikuler, tagihan, dan pembayaran.

Data yang lebih sensitif

Sebagian modul menyimpan data yang kami perlakukan lebih ketat daripada yang lain:

• Kesehatan (UKS) — golongan darah, alergi, penyakit kronis, obat rutin, kontak darurat, catatan kunjungan, dan hasil penjaringan.
• Bimbingan konseling — catatan sesi konseling.
• Tata tertib — catatan pelanggaran dan prestasi.
• Pendaftaran (SPMB) — dokumen yang diunggah calon siswa.

Data akun dan catatan sistem

Alamat email, kata sandi (disimpan dalam bentuk teracak satu arah, tidak pernah dalam bentuk asli), waktu login terakhir, serta catatan tindakan administratif seperti verifikasi pembayaran dan perubahan langganan.

Siapa yang dapat melihat data

Akses ditentukan peran, dan dijalankan oleh sistem — bukan sekadar dengan menyembunyikan menu:

• Data satu sekolah tidak pernah terlihat oleh sekolah lain. Pemisahan ini melekat pada setiap permintaan data, termasuk pencarian dan ekspor.
• Guru hanya melihat kelas yang diampunya.
• Orang tua dan siswa hanya melihat dirinya sendiri atau anaknya.
• Kartu kesehatan darurat (golongan darah, alergi, kontak darurat) dapat dibaca guru — justru itu gunanya. Riwayat kunjungan UKS tidak.
• Catatan konseling yang ditandai rahasia hanya dapat dibaca konselor yang mencatatnya dan pimpinan sekolah — konselor lain pun tidak. Catatan ini tidak dapat diekspor.
• Dokumen pendaftaran disimpan di penyimpanan tertutup, hanya dapat diunduh petugas yang berwenang.

Kami sebagai penyedia platform hanya mengakses data sekolah bila diminta untuk menyelesaikan masalah teknis, dan sebatas yang diperlukan.

Aplikasi Android dan iOS

edusys.id juga tersedia sebagai aplikasi. Aplikasi adalah pintu masuk lain ke data yang sama — ia tidak mengumpulkan data baru tentang siswa, guru, atau orang tua, dan seluruh hak yang dijelaskan di dokumen ini berlaku sama.

Yang disimpan di perangkat Anda

Token disimpan di penyimpanan terenkripsi milik sistem operasi — Keystore pada Android, Keychain pada iOS.

Aplikasi tidak menyimpan daftar nilai maupun data siswa di perangkat. Setiap layar mengambilnya dari server saat dibuka, lalu melepasnya.

Yang mungkin tetap tertinggal di ponsel adalah hal-hal yang dibuat oleh ponsel atau oleh Anda sendiri, di luar kendali aplikasi: tangkapan layar terakhir yang disimpan sistem untuk daftar aplikasi terbuka, dan tangkapan layar yang Anda buat sendiri. Keduanya hilang bersama aplikasinya saat dihapus.

Kami sengaja tidak memblokir penangkapan layar. Memblokirnya memang menutup hal itu, tetapi sekaligus melarang orang tua menyimpan nilai anaknya sendiri — sesuatu yang wajar dilakukan dan tidak ada alasan kami halangi.

Menu Keluar dari semua perangkat mencabut seluruh token sekaligus, dan itulah yang harus dipakai bila ponsel hilang.

Izin perangkat

Aplikasi meminta dua izin, keduanya soal jaringan:

Aplikasi tidak meminta lokasi, kamera, kontak, penyimpanan, maupun mikrofon — dan tidak akan pernah memintanya tanpa memberi tahu Anda lebih dulu lewat pembaruan halaman ini.

Laporan kerusakan

Bila aplikasi berhenti mendadak, laporan teknis dikirim ke Firebase Crashlytics (Google LLC) supaya penyebabnya dapat diperbaiki.

Yang dikirim: jenis kesalahan, baris kode tempat terjadinya, model perangkat, versi sistem operasi, versi aplikasi, serta peran pengguna (guru, admin, atau orang tua) dan nomor sekolah.

Ikut terkirim sebuah pengenal pemasangan (Firebase Installation ID) yang dibuat pustaka Google saat aplikasi pertama kali dijalankan. Ia menandai pemasangan aplikasi, bukan orangnya: ia tidak terhubung ke akun Anda, dan hilang begitu aplikasi dihapus atau datanya dibersihkan. Gunanya membedakan satu kerusakan yang dialami seratus orang dari seratus kerusakan berbeda.

Yang tidak pernah dikirim: nama, alamat email, NIS/NISN, nilai, catatan kehadiran, tagihan, maupun pengenal akun Anda. Teks laporannya disaring lebih dulu untuk membuang alamat email, deret angka panjang, dan token masuk.

Aplikasi ini tidak memuat Google Analytics, pengukuran iklan, maupun pengenal periklanan — kami memastikannya dengan memindai isi paket aplikasi yang benar-benar dikirim ke toko, bukan dengan membaca daftar pustaka.

Peran dan nomor sekolah disertakan karena tanpa keduanya sebuah kerusakan tidak dapat ditelusuri — ia memberi tahu kami "layar ini rusak bagi guru", tanpa memberi tahu guru yang mana.

Menghapus akun dan data

Permintaan penghapusan akun berlaku sama untuk aplikasi dan peramban, sebab keduanya menunjuk akun yang sama. Caranya dijelaskan terpisah di halaman Menghapus Akun dan Data.

Pihak ketiga

edusys.id tidak mengirimkan data siswa ke pihak lain. Beberapa layanan berikut terlibat hanya bila sekolah mengaktifkannya:

Berapa lama disimpan

Data disimpan selama sekolah masih memakai layanan ini. Data siswa yang telah lulus tetap disimpan sebagai riwayat sekolah — surat keterangan, legalisir, dan data akreditasi kerap dibutuhkan bertahun kemudian.

Bila sekolah berhenti berlangganan, sekolah dapat meminta seluruh datanya diekspor, dan meminta penghapusannya dari server kami. Permintaan penghapusan kami penuhi paling lambat 30 hari sejak diterima, kecuali ada kewajiban hukum untuk menyimpannya lebih lama.

Bagaimana data dilindungi

• Kata sandi disimpan teracak satu arah — tidak dapat dibaca siapa pun, termasuk kami.
• Kunci akses pembayaran milik sekolah disimpan terenkripsi.
• Dokumen pendaftaran berada di penyimpanan tertutup, tidak dapat dibuka lewat alamat langsung.
• Pemisahan data antar-sekolah ditegakkan sistem pada setiap permintaan.
• Tindakan administratif penting meninggalkan jejak yang dapat ditelusuri.
• Percobaan login dibatasi untuk menahan penebakan kata sandi.

Kami tidak menjanjikan keamanan yang mutlak — tidak ada sistem yang bisa. Yang kami janjikan: bila terjadi kebocoran data pribadi, kami memberi tahu sekolah yang terdampak sesegera mungkin beserta apa yang diketahui dan langkah yang diambil.

Hak Anda

Berdasarkan peraturan perlindungan data pribadi yang berlaku di Indonesia, Anda berhak untuk:

• mengetahui data apa tentang Anda yang diproses;
• memperoleh salinannya;
• memperbaiki data yang keliru;
• meminta penghapusan;
• menarik persetujuan yang pernah diberikan;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu.

Ajukan permintaan itu kepada sekolah, sebab sekolah adalah pengendali data. Sekolah dapat menghubungi kami bila membutuhkan bantuan teknis untuk memenuhinya. Bila Anda kesulitan menghubungi sekolah, hubungi kami dan kami akan menghubungkan Anda.

Khusus untuk penghapusan akun — termasuk dari aplikasi Android dan iOS — langkahnya dijelaskan satu per satu di halaman Menghapus Akun dan Data, berikut apa yang dihapus dan apa yang tetap disimpan sekolah sebagai catatan.

Data anak

Sebagian besar data di sistem ini adalah data anak, dan itu kami perlakukan sebagai bagian yang paling perlu dijaga. Data anak dikumpulkan oleh sekolah dalam rangka penyelenggaraan pendidikan, dan persetujuan atasnya diberikan orang tua atau wali melalui sekolah.

Kami tidak pernah menampilkan data siswa di halaman yang dapat dibuka umum. Halaman publik sekolah — profil, berita, dan statistik — tidak memuat nama siswa. Untuk halaman alumni, nama hanya tampil bila alumni yang bersangkutan memberikan persetujuan khusus untuk itu, terpisah dari persetujuan lain, dan statistik disembunyikan pada angkatan yang terlalu kecil agar tidak menunjuk orang tertentu.

Perubahan kebijakan ini

Bila kebijakan ini berubah, kami memperbarui tanggal berlakunya di bagian atas halaman dan memberi tahu sekolah melalui aplikasi. Perubahan yang mendasar kami sampaikan lebih dulu sebelum berlaku.

Menghubungi kami

Untuk pertanyaan tentang kebijakan ini atau tentang data Anda, hubungi PT Webkantor Cloud Network melalui halaman Kontak di situs ini.