Inventaris

Inventaris → Kategori Aset lalu Aset

Kategori dulu

Kelompok barang: Elektronik, Mebel, Alat Peraga, Alat Kebersihan.

Mendaftarkan barang

Inventaris → Aset. Isi nama, kategori, lokasi, dan jumlah awalnya.

Jumlah awal itu pun dicatat sebagai mutasi masuk, bukan sekadar angka. Jadi riwayat tiap barang lengkap sejak hari pertama.

Jumlah hanya berubah lewat mutasi

Anda tidak mengetik ulang angkanya. Yang Anda catat adalah kejadiannya: barang masuk, barang keluar, barang rusak.

Jumlahnya dihitung dari riwayat itu.

"Rusak" tidak mengurangi jumlah

Ini yang sering ditanyakan.

Barang rusak fisiknya masih ada dan masih dipertanggungjawabkan. Kalau disamakan dengan "keluar", ia lenyap dari daftar aset — padahal saat pemeriksaan inventaris, barang rusak tetap harus bisa ditunjukkan.

Jadi rusak dicatat terpisah, dan jumlah totalnya tetap.

Barang keluar diambil dari yang layak dulu.

Pertanyaan umum

Saya salah catat jumlah awal.

Catat mutasi penyesuaian dengan selisihnya. Jangan mengubah angka totalnya — itu akan memutus riwayatnya.

Barang rusak mau dibuang, bagaimana?

Catat sebagai mutasi keluar. Setelah itu baru jumlahnya berkurang.

Barang dipinjam guru untuk kegiatan, dicatat apa?

Kalau kembali, tidak perlu dicatat sebagai keluar. Kalau tidak kembali, catat sebagai keluar.

Riwayat tiap barang

Buka barangnya dari Inventaris → Aset. Di dalamnya ada seluruh mutasinya sejak hari pertama: masuk, keluar, rusak, beserta tanggal dan keterangannya.

Inilah yang membuat pertanyaan "barang ini kemana" selalu punya jawaban.

Menyiapkan pemeriksaan inventaris

Saat pemeriksaan, yang Anda butuhkan tiga angka per barang:

Angka	Artinya
Jumlah	Seluruh yang dipertanggungjawabkan
Rusak	Bagian dari jumlah di atas — fisiknya masih ada
Layak	Jumlah dikurangi rusak

Karena barang rusak tidak mengurangi jumlah, angka di sistem tetap cocok dengan yang bisa Anda tunjukkan secara fisik.

Kalau hasil pemeriksaan tidak cocok, jangan mengetik ulang angkanya — catat mutasi penyesuaian dengan selisihnya, beserta keterangannya. Angka yang ditimpa menghapus jejak, dan tahun depan tak ada yang tahu apa yang terjadi.

Barang pinjam-pakai

Barang yang dipinjam guru untuk kegiatan lalu kembali tidak perlu dicatat sebagai keluar. Catat keluar hanya kalau memang tidak kembali.

Kalau sekolah Anda perlu mencatat peminjaman internal secara rinci, untuk sekarang pakai kolom keterangan pada mutasinya.

Pertanyaan umum

Jumlah di sistem lebih banyak dari yang ada di ruangan.

Kemungkinan ada barang yang keluar tanpa dicatat. Catat mutasi keluar dengan keterangan "penyesuaian hasil pemeriksaan".

Barang rusak sudah dibuang tapi masih terhitung.

Catat sebagai mutasi keluar. Rusak saja tidak mengurangi jumlah.

Bisakah satu barang punya beberapa lokasi?

Belum. Untuk sekarang, pisahkan jadi beberapa baris aset per lokasi.