Akademik

Akademik → Tahun Ajaran

Isi menu ini paling dulu, sebelum yang lain. Absensi, nilai, jadwal pelajaran, dan poin tata tertib semuanya menempel ke tahun ajaran yang sedang aktif.

Membuat tahun ajaran

Tekan Tambah Tahun Ajaran, lalu isi:

Kolom	Isinya
Nama	Format 2025/2026. Tahun kedua harus tahun pertama + 1
Semester	Ganjil atau Genap
Aktif	Centang kalau ini yang sedang berjalan

Formatnya memang dikunci. Kalau bebas diketik, "2025/2026", "2025-2026", dan "TA 2025/2026" akan jadi tiga hal yang berbeda — dan laporan Anda terbelah tanpa ada pesan error apa pun.

Pilihan yang sudah disediakan

Biasanya nama tahun ajarannya sudah muncul sebagai pilihan, jadi Anda tinggal memilih. Daftar itu kami yang sediakan dan sama untuk semua sekolah — memang tidak ada sekolah yang punya versi "2025/2026" sendiri.

Kalau daftarnya kosong, kolomnya berubah jadi isian bebas. Anda tetap bisa jalan.

Hanya satu yang aktif

Dalam satu waktu cuma ada satu tahun ajaran aktif per sekolah.

Waktu Anda mencentang Aktif pada satu baris, yang lain otomatis dimatikan. Anda tidak perlu mematikannya satu per satu.

Tahun ajaran yang sedang aktif tidak bisa sekadar dimatikan. Anda harus menunjuk penggantinya. Kalau tidak, sekolah Anda jadi tidak punya tahun ajaran sama sekali — dan absensi serta nilai yang dicatat sesudah itu tidak menempel ke mana-mana.

Kalau sekolah Anda punya cabang

Di daftar tahun ajaran, cabang-cabang Anda ikut tampil beserta tahun yang sedang berjalan di sana. Yang tahunnya berbeda dari induk ditandai kuning.

Waktu mengaktifkan tahun ajaran di sekolah induk, ada centang "Terapkan ke sekolah cabang" — dan bawaannya menyala.

Kenapa harus dicentang, bukan otomatis diam-diam? Karena memindahkan semester sebuah sekolah ikut menyeret absensi, nilai, dan kenaikan kelasnya. Itu tidak boleh terjadi sebagai efek samping yang tidak Anda minta.

Pesan suksesnya menyebut berapa cabang yang ikut berubah. Kalau cuma berbunyi "berhasil disimpan", Anda tidak bisa membedakan tiga cabang ikut pindah dari nol cabang tersentuh.

Menghapus tahun ajaran

Tahun ajaran yang sudah dipakai jadwal pelajaran atau catatan pelanggaran tidak bisa dihapus.

Ini sengaja. Menghapusnya ikut menghapus seluruh jadwal yang menempel padanya — dan itu tidak bisa dikembalikan.

Pertanyaan umum

Sekolah saya belum punya tahun ajaran sama sekali. Apa akibatnya?

Rapor, kartu pelajar, dan poin tata tertib tetap jalan — tapi tanpa tahun. Akibat yang paling terasa: akumulasi poin tata tertib jadi tidak terpisah per tahun ajaran, padahal itu inti modul BK.

Jadi sebaiknya diisi, walaupun sekolah Anda belum memakai fitur lain.

Saya salah pilih semester. Bisa diganti?

Bisa. Buka barisnya, ubah semesternya, lalu simpan.

Kenapa nama tahun ajaran yang sama muncul beberapa kali?

Kalau Anda operator dan melihat beberapa baris "2026/2027", itu milik sekolah yang berbeda-beda. Ada kolom Sekolah yang menunjukkan pemiliknya.

Kalau Anda admin sekolah, seharusnya tidak terjadi — laporkan ke kami.

Tahun ajaran baru sudah saya buat, tapi nilai lama jadi hilang.

Tidak hilang. Nilai lama tetap menempel di tahun ajaran lamanya. Ganti saringan tahun ajaran di layar nilai untuk melihatnya lagi.

Akademik → Kelas / Rombel

Membuat kelas

Tekan Tambah Kelas, lalu isi:

Kolom	Isinya
Nama	"Kelas 1", "TK A", "VII-A" — pakai istilah yang dipakai sekolah Anda
Tingkat	Angka urutannya. Lihat bagian berikutnya

Nama kelas cukup unik di sekolah Anda sendiri. Satu yayasan boleh punya "Kelas 1" di MI dan di SD sekaligus — keduanya berdiri sendiri.

Kolom Tingkat — jangan dikosongkan

Kolom Tingkat yang menentukan urutan kelas, dan Kenaikan Kelas membacanya untuk menawarkan kelas berikutnya.

Kalau dikosongkan, kelas itu tidak akan pernah ditawarkan sebagai tujuan kenaikan.

Contoh pengisiannya:

Jenjang	Kelas	Tingkat
KB / TK	KB	1
	TK A	2
	TK B	3
SD	Kelas 1 … Kelas 6	1 … 6
SMP	Kelas 7 … Kelas 9	7 … 9
SMA / SMK	Kelas 10 … Kelas 12	10 … 12

TK juga punya tingkat. Ini pernah salah di panduan kami sendiri — dulu tertulis "kosongkan untuk TK", dan sekolah yang mengikutinya menemukan kenaikan kelas tidak berfungsi sama sekali. Sudah diperbaiki.

Layar tambah kelas menawarkan tingkat yang sesuai jenjang sekolah Anda, jadi biasanya Anda tinggal menekannya.

Mengubah dan menghapus

Kelas bisa diubah namanya kapan saja. Siswa di dalamnya ikut terbawa.

Kelas yang masih berisi siswa tidak bisa dihapus. Kalau bisa, siswanya tertinggal menunjuk kelas yang sudah tidak ada — hilang dari setiap daftar per-kelas, dan satu-satunya cara mengembalikannya adalah menebak kelas asalnya satu per satu.

Pindahkan dulu siswanya, baru hapus kelasnya.

Wali kelas

Wali kelas diatur di menu tersendiri: Akademik → Wali Kelas.

Dipisah karena penugasan wali kelas biasanya berubah tiap tahun, sedangkan daftar kelasnya tidak.

Pertanyaan umum

Kenaikan kelas tidak menawarkan kelas tujuan.

Kolom Tingkat pada kelas asal atau kelas tujuan masih kosong. Isi keduanya, lalu ulangi.

Saya tidak bisa menghapus kelas.

Masih ada siswa di dalamnya. Pindahkan dulu siswanya lewat Siswa → Kenaikan Kelas, atau ubah kelas mereka satu per satu.

Nama kelas sudah dipakai, padahal di sekolah saya belum ada.

Cek apakah kelas itu pernah dibuat lalu dihapus. Kalau masih muncul sebagai sudah dipakai, hubungi kami.

Bolehkah nama kelasnya diubah di tengah tahun ajaran?

Boleh. Yang menempel ke siswa adalah kelasnya, bukan namanya — jadi mengganti nama tidak memutus apa pun.

Akademik → Rombel

Rombel adalah pembagian di dalam satu kelas — A, B, C, atau 1, 2, 3.

Membuat rombel

Tekan Tambah Rombel, lalu isi namanya. Di bawahnya ada daftar kelas dengan kotak centang.

Kolom kelas boleh dikosongkan, dan biasanya memang begitu yang Anda mau.

Kelas yang dicentang	Artinya
tidak ada	Rombel berlaku di semua kelas
TK A dan TK B saja	Rombel cuma muncul di dua kelas itu

Jadi kalau sekolah Anda memakai A, B, C di tiap tingkat — cukup buat tiga rombel sekali, tanpa mencentang kelas apa pun. Tidak perlu diulang per tingkat.

Kalau sekolah Anda memakai rombel 1–4 hanya di TK, centang TK A dan TK B saja.

Mengubah rombel

Waktu Anda menyimpan, daftar kelas yang dicentang menggantikan yang lama. Kelas yang Anda lepas centangnya benar-benar tercabut.

Mengosongkan semua centangnya berarti rombel itu kembali berlaku di semua kelas.

Nama rombel unik per sekolah

Dua rombel bernama "A" tidak bisa ada di sekolah yang sama, walaupun dipasang ke kelas yang berbeda.

Ini disengaja. Siswa disambungkan ke rombel lewat namanya, jadi dua baris "A" cuma melahirkan kebingungan tanpa menambah kemampuan apa pun.

Pertanyaan umum

Rombel yang saya buat tidak muncul di dropdown mana pun.

Dulu ini bisa terjadi — rombel yang dibuat lewat layar ini lahir tanpa kelas dan tidak pernah muncul. Sudah diperbaiki.

Kalau masih terjadi, buka rombelnya dan simpan ulang. Kalau belum berubah juga, hubungi kami.

Di layar ubah, centang kelasnya tidak muncul padahal sudah saya simpan.

Ini juga bug lama yang sudah diperbaiki. Muat ulang halamannya dulu. Kalau masih kosong, beri tahu kami.

Bedanya rombel dengan kelas apa?

Kelas menjawab tingkatnya — Kelas 1, Kelas 2. Rombel menjawab pembagian di dalamnya — 1-A, 1-B.

Sekolah kecil yang tiap tingkatnya cuma satu kelompok tidak perlu memakai rombel sama sekali.

Siswa saya rombelnya hilang setelah naik kelas.

Dulu bisa terjadi kalau rombel tujuan dikosongkan. Sudah diperbaiki — sekarang rombel lama dipertahankan kalau Anda tidak menyebut rombel tujuan.

Untuk data lama yang telanjur hilang, hubungi kami. Rombel lamanya masih tersimpan di riwayat kenaikan kelas dan bisa dikembalikan.

Akademik → Mata Pelajaran

Membuat mata pelajaran

Tekan Tambah Mata Pelajaran, lalu isi:

Kolom	Isinya
Nama	"Matematika", "Bahasa Indonesia", "Tahfidz"
Kode	Singkatannya — "MTK", "BIND". Diketik huruf besar
Jenis	Teori atau Praktik

Nama dan kode cukup unik di sekolah Anda. Satu yayasan boleh punya "MTK" di MI dan di SD sekaligus.

Jenis: teori atau praktik

Pilihan ini ikut ke rapor. Mata pelajaran praktik biasanya dinilai terpisah dari teorinya, dan penandaan ini yang membedakannya.

Kalau sekolah Anda tidak memisahkannya, pilih Teori saja untuk semuanya.

Menyambungkan mapel ke kelas

Mata pelajaran tidak langsung menempel ke kelas. Yang menyambungkannya adalah Jadwal Pelajaran.

Jadi urutannya:

1. Buat mata pelajarannya di sini.
2. Pasang di Akademik → Jadwal Pelajaran, lengkap dengan kelas, guru, hari, dan jamnya.

Setelah itu, mapel tersebut baru muncul di layar entri nilai untuk kelas tersebut.

Pertanyaan umum

Mata pelajaran tidak muncul di layar entri nilai.

Mapel itu belum dipasang di jadwal untuk kelas tersebut. Buka Akademik → Jadwal Pelajaran, tambahkan, lalu coba lagi.

Kode mapel saya ditolak karena sudah dipakai.

Di sekolah Anda memang sudah ada mapel dengan kode itu. Kode cuma perlu unik di sekolah Anda — sekolah lain boleh punya kode yang sama.

Mata pelajaran yang sudah tidak dipakai, dihapus atau dibiarkan?

Kalau sudah pernah dipakai untuk menilai, jangan dihapus — nilainya ikut kehilangan keterangan mapelnya. Hapus saja dari jadwal, dan mapelnya dibiarkan.

Bisakah satu mapel diajar beberapa guru di kelas berbeda?

Bisa. Guru ditentukan di jadwal, bukan di data mapel. Jadi satu mapel bisa diajar Bu Sari di kelas 1 dan Pak Budi di kelas 2.

Akademik → Guru dan Akademik → Wali Kelas

Data guru

Tekan Tambah Guru. Yang wajib cuma nama dan jenis kelamin — sisanya bisa menyusul.

Yang sering ditanyakan:

Kolom	Catatan
NIP	Unik se-Indonesia, karena diterbitkan resmi. Boleh dikosongkan
Email	Dipakai untuk mengundang akun. Boleh dikosongkan
Foto	Muncul di halaman Guru di website sekolah, dan di layar Scan Kartu
Aktif	Guru yang tidak aktif hilang dari absensi dan penggajian

Akun login itu terpisah

Menambahkan data guru tidak otomatis membuatkan akun login.

Akun dibuat lewat Pengaturan → Undangan, dan di sana ada kolom Tautkan ke data guru — pilih namanya di situ.

Kalau langkah itu terlewat, gurunya punya akun tapi Portal Guru akan bilang "akun ini belum terhubung ke data guru", dan jadwalnya kosong.

Dua layar ini sengaja dipisah: "siapa boleh masuk sistem" dan "siapa orang ini sebagai pegawai" adalah dua pertanyaan berbeda, dan tidak semua orang yang boleh mengurus akun boleh melihat data kepegawaian.

Halaman profil guru

Klik nama guru untuk membuka profilnya. Isinya:

• Profil — data dirinya
• Jadwal Mengajar — diambil dari jadwal pelajaran
• Kelas & Mapel — juga diturunkan dari jadwal, bukan diisi terpisah
• Akun — status akun loginnya

Kelas & mapel sengaja tidak diisi manual. Kalau diisi terpisah, ia akan berbeda dari jadwal suatu hari — dan tidak ada cara tahu mana yang benar.

Kenapa guru tidak punya tab Absensi dan Penggajian?

Karena keduanya memang belum berlaku untuk guru di halaman itu. Tab yang tidak pernah berisi lebih membingungkan daripada tab yang tidak ada — orang jadi mengira datanya hilang.

Kehadiran guru ada di HR → Absensi Pegawai, dan memang mencakup guru.

Menampilkan guru di website sekolah

Ada kolom Tampilkan di website, dan bawaannya menyala.

Yang tampil di halaman publik cuma nama, foto, dan mapel yang diajar. Email dan nomor telepon tidak pernah ikut — daftar kontak seluruh guru di halaman terbuka adalah bahan panen bagi siapa pun.

Guru yang tidak aktif juga tidak ditampilkan.

Halaman gurunya ada di /guru pada website sekolah Anda, ditautkan dari halaman Profil dan dari footer.

Wali kelas

Akademik → Wali Kelas. Satu layar berisi daftar kelas, dan di tiap baris ada pilihan gurunya.

Pilih, lalu simpan. Wali kelas yang ditunjuk bisa melihat kelas perwaliannya di portalnya.

Pertanyaan umum

Guru sudah saya tambahkan tapi tidak bisa masuk.

Data guru bukan akun login. Kirim undangan lewat Pengaturan → Undangan, dan pilih namanya di kolom Tautkan ke data guru.

Jadwal mengajar di profil guru kosong.

Belum ada jadwal yang menunjuk guru itu. Buka Akademik → Jadwal Pelajaran, tambahkan jadwalnya.

Guru sudah keluar. Dihapus atau dinonaktifkan?

Nonaktifkan. Dia langsung hilang dari absensi, penggajian, dan website — tapi riwayat mengajar, nilai yang pernah dia input, dan jadwal lamanya tetap utuh.

Menghapusnya ikut memutus semua itu.

Foto guru tidak muncul di website.

Cek tiga hal: fotonya sudah diunggah, Tampilkan di website dicentang, dan gurunya berstatus Aktif.

Bisakah satu kelas punya dua wali kelas?

Belum bisa. Satu kelas satu wali.

Akademik → Jadwal Pelajaran

Menu ini menentukan lebih banyak dari yang terlihat

Jadwal bukan cuma tabel yang dicetak dan ditempel di dinding. Dari sinilah sistem tahu:

• guru mana boleh mengisi absensi kelas mana;
• mapel apa yang muncul di layar entri nilai untuk sebuah kelas;
• jadwal mengajar yang tampil di Portal Guru;
• mapel yang ditampilkan di halaman Guru pada website sekolah.

Jadi kalau ada guru yang mengeluh tidak bisa mengisi absensi, atau kolom nilai kosong padahal siswanya ada — hampir selalu jadwalnya yang belum diisi.

Menyusun jadwal

Pilih kelas dan tahun ajaran dulu di bagian atas. Lalu tambahkan barisnya satu per satu:

Kolom	Isinya
Hari	Senin sampai Minggu
Mata pelajaran	Dari daftar yang sudah Anda buat
Guru	Yang mengajar mapel itu di kelas ini
Jam mulai & selesai
Ruang	Boleh dikosongkan

Ulangi untuk tiap jam pelajaran.

Jadwal menempel ke tahun ajaran

Tiap baris jadwal menempel ke tahun ajaran yang dipilih.

Akibatnya dua:

• Ganti tahun ajaran, jadwalnya perlu disusun lagi. Ini memang disengaja — pembagian mengajar biasanya berubah tiap tahun.
• Menghapus tahun ajaran ikut menghapus seluruh jadwalnya. Karena itu tahun ajaran yang sudah dipakai jadwal tidak bisa dihapus.

Kalau sekolah Anda belum memakai jadwal

Sekolah kecil kadang tidak menyusun jadwal per jam. Tidak apa-apa — tapi konsekuensinya perlu Anda tahu:

• Guru tidak bisa mengisi absensi kelas mana pun, karena sistem tidak tahu dia mengajar di mana.
• Entri nilai per mapel tidak punya daftar mapel.

Jalan tengahnya: isi jadwalnya seadanya — satu baris per mapel per kelas, tanpa memusingkan jamnya. Itu sudah cukup untuk menyambungkan guru, kelas, dan mapel.

Pertanyaan umum

Guru bilang tidak bisa mengisi absensi kelas tertentu.

Kelas itu belum ada di jadwal mengajarnya. Tambahkan satu baris jadwal yang menunjuk guru tersebut untuk kelas tersebut.

Kolom nilai kosong padahal siswanya ada.

Mata pelajarannya belum dipasang di jadwal kelas tersebut, atau jenis ujiannya belum dibuat. Cek keduanya.

Jadwal tahun lalu hilang setelah saya ganti tahun ajaran.

Tidak hilang — ia masih menempel di tahun ajaran lamanya. Ganti saringan tahun ajaran di halaman ini untuk melihatnya.

Bisakah jadwal tahun lalu disalin ke tahun ini?

Belum ada tombol salin. Untuk sekarang disusun ulang. Kalau ini sering Anda butuhkan, beri tahu kami — kami catat sebagai permintaan.

Satu guru mengajar dua kelas di jam yang sama, kok bisa disimpan?

Sistem belum memeriksa bentrok jadwal. Untuk sekarang, periksanya masih manual.